Tổ chức sự kiện là thuật ngữ khá phổ biến trong những năm vừa, hầu như mọi doanh nghiệp và cơ quan đều biết tới. Vậy làm sao để tổ chức sự kiện thành công? NETMEDIA – Công ty luôn đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn giải đáp được điều này. Để biết tại sao hãy xem phần bài viết dưới đây bạn sẽ rõ.

Tổ chức sự kiện là một trong những dịch vụ phổ biến trong những năm gần đây, nó giúp đưa thương hiệu hoặc sản phẩm của doanh nghiệp đến với khách hàng một cách nhanh nhất. Tổ chức sự kiện thành công và tổ chức sự kiện hiệu quả là hai khái niệm có nhiều khác biệt. Việc đánh giá sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện có thể dễ dàng đo lường bằng số lượng người tham gia và những ý kiến đánh giá mức độ hài lòng... Tuy nhiên, sẽ rất khó để đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện.  Vậy bạn hiểu như thế nào là tổ chức sự kiện không? Những yếu tố để xác định sự “hiệu quả” cho event là gì? Cùng nhau tìm hiểu trong phần dưới đây nhé!

Bạn hiểu như thế nào là tổ chức sự kiện?

Nhiều người nghĩ việc tổ chức sự kiện chỉ cần đưa sản phẩm là sẽ đến với khách hàng ngay. Tuy nhiên không phải việc gì cũng đơn giản đến thế, tùy vào mục đích của doanh nghiệp mà tổ chức sự kiện cho phù hợp. Tổ chức sự kiện là một hoạt động bao gồm các hình thức như tổ chức hội nghị, hội thảo, triển lãm,…. Từ đó, bạn có thể gửi thông điệp đến với khách hàng một cách nhanh nhất.

Để có một sự kiện thành công thì đơn vị tổ chức phải theo dõi và hoàn thành các hạng mục diễn ra trong sự kiện. Từ khi bắt đầu hình thành ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện đó.

Vậy bạn có biết tổ chức sự kiện bao gồm lĩnh vực gì không?

Tổ chức sự kiện là một cụm từ diễn tả khá rộng, nó bao gồm hầu hết các lĩnh vực trong đời sống như:

  -  Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

  -  Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…

  -  Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

  -  Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…

  -  Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa

  -  Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội

  -  Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu

  -  Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí

  -  Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh

  -  Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị

  -  Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

Tổ chức sự kiện thành công như thế nào?

Hiệu quả trong việc triển khai hoạt động xuất sắc

Việc chuyển đổi một hoạt động tổ chức sự kiện từ những kế hoạch trên bản thảo đến hiện thực là một quá trình cộng hưởng vô cùng phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp ăn ý của một bộ máy tổ chức chuyên nghiệp, từ những người làm ý tưởng, thiết kế, sản xuất đến ekip lắp đặt, nhân sự triển khai và cả đạo diễn chương trình…

Việc chuẩn bị đầy đủ Timeline, Checklist, theo dõi từng chi tiết thật tỉ mỉ, sẵn sàng những kế hoạch quản lý rủi ro và phương án dự phòng sẽ đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ đến mức hoàn hảo, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí thực hiện.

Hiệu quả trong việc phối hợp truyền thông để tối ưu sự lan tỏa

Tổ chức sự kiện thường được sử dụng như một điểm nhất trong kế hoạch truyền thông tích hợp. Nhiệm vụ của các sự kiện là tạo ra các tư liệu, làm phong phú thêm cho hoạt động truyền thông, nhằm tối ưu hóa sự lan tỏa các thông điệp của các chiến dịch truyền thông.

Một kế hoạch truyền thông đi kèm event đều gồm 3 giai đoạn: Pre-event, In-Event, Post-Event để tạo hiệu ứng mạnh mẽ với thị trường và cộng đồng khách hàng mục tiêu.

Hiệu quả về chi phí đầu tư

Việc so sánh chi phí đầu tư cũng chỉ mang tính chất tương đối trong hoạt động tổ chức sự kiện, vì mỗi ý tưởng khác nhau sẽ có những cách thức triển khai và mức độ đầu tư khác nhau, và tất nhiên, hiệu ứng truyền thông cũng có thể khác nhau. Điểm cần lưu ý là chi phí thấp không đồng nghĩa với chi phí đầu tư hiệu quả.

Cách tương đối trong việc tính toán hiệu quả chi phí là bám sát theo các mục tiêu đề ra từ đầu cho event, và lựa chọn các ý tưởng có khả năng tốt nhất để đạt đến KPIs.

Vai trò của tổ chức sự kiện là gì?

  -  Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bàn hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.

  -  Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

  -  Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Bạn có biết tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì  là vấn đề băn khoăn của khá nhiều doanh nghiệp hiện nay. Một quy trình tổ chức sự kiện chuẩn bao gồm các nội dung không thể bỏ qua sau:

Chuẩn bị cho sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện, việc đầu tiên cần làm chính là nghiên cứu thương hiệu doanh nghiệp hay thương hiệu sản phẩm. Thông qua đó, xác định chủ đề chương trình và các đối tượng mục tiêu cần hướng đến. Lựa chọn ý tưởng độc đáo và thu hút cho sự kiện. Sau đó, nghiên cứu các vấn đề liên quan đến sự kiện như: Dự kiến ngân sách chi tiêu, nhân lực, vật lực, xác định địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện,…

Sau khi xác định các yếu tố  trên, bạn cần lập một kế hoạch tổng thể cho sự kiện. Bản kế hoạch càng chi tiết thì tỉ lệ tổ chức sự kiện thành công càng cao. Cuối cùng, xúc tiến và quảng bá sự kiện hoặc gửi thiệp mời đến các đối tượng mục tiêu trong khoảng thời gian trước khi diễn ra sự kiện phù hợp nhất.

Thực hiện sự kiện

Giai đoạn thực hiện sự kiện cũng cần có một kịch bản càng chi tiết càng tốt. Giai đoạn này thường bao gồm các hoạt động cơ bản như: Đón tiếp khách và khai mạc sự kiện, các bài phát biểu của ban giám đốc, hoạt động ăn uống, các hoạt động hỗ trợ khác. Việc thực hiện giai đoạn này càng thú vị và mới lạ sẽ giúp sự kiện càng thành công và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng người tham gia.

Kết thúc sự kiện

Giai đoạn kết thúc sự kiện bao gồm: Quảng bá sự kiện đến các đối tượng khách hàng mục tiêu, liên hệ đến các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho sự kiện, quyết toán tài chính thực hiện sự kiện và chăm sóc khách hàng (Nếu là sự kiện quảng bá sản phẩm hay hội nghị tri ân khách hàng).

Khám phá công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất hiện nay

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có những gì?

  -  Đội ngũ nhân viên: Đây là một trong những yếu tố quyết định để xem xét cho một công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyện nghiệp, với đội ngũ chuyên nghiệp và kinh nghiệm sẽ cho ra những ý tưởng hay và độc đáo.

  -  Cơ sở vật chất: Để có một sự kiện thành công không kể đến những trang thiết bị hỗ trợ, đối với một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải trang bị những thiết bị sự kiện hiện đại và tối tân nhất cùng với một hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại.

  -  Quản lý sự kiện: Đây là phần giúp cho các doanh nghiệp lên kế hoạch và giám sát nó. Quan trọng hơn là đảm bảo cho sự kiện được diễn ra thành công trọn vẹn.

NETMEDIA – Công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp

Công ty tổ chức sự kiện NETMEDIA có gì?

Với 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, NETMEDIA tự tin sẽ đưa đến cho bạn những trải nghiệm mới trong từng dịch vụ của mình. NETMEDIA đã tổ chức thành công cho những thương hiệu lớn như: Bộ nông nghiệp, VINSMART, AGRIBANK, VIETCOMBANK,...... Và khẳng định tên tuổi và thương hiệu NETMEDIA nằm trong top những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam.

Cùng với đó là một dàn đội ngũ nhân viên giàu nhiệt huyết và đầy kinh nghiệm sẽ giúp bạn đưa ra những ý tưởng vô cùng độc đáo. Tiếp theo là trang thiết bị cao cấp và chuyên nghiệp như: bàn ghế hội nghị, PG model, âm thanh ánh sáng, cổng hơi rối hơi,.... Ngoài ra, đến với NETMEDIA sẽ giúp bạn có thể tối ưu chi phí tốt nhất cho doanh nghiệp và cơ quan đang có mong muốn tổ chức sự kiện.

Đến với những dịch vụ nổi bật của NETMEDIA 

Tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng

Tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng đóng vai trò rất quan trọng tại mỗi doanh nghiệp. Thông qua buổi hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng các doanh nghiệp có thể nắm bắt được những nhu cầu, những mong muốn về sản phẩm dịch vụ. Từ đó đưa ra các chính sách đúng đắn hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt hợn.

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

NETMEDIA tự hào là một trong những  đơn vị tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới nhận được đánh giá cao nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. Sự kết hợp nhịp nhàng giữa kinh nghiệm triển khai lâu năm, ý tưởng độc đáo, sự thấu hiểu khách hàng và quan hệ tốt với giới truyền thông và các cơ quan chức năng sẽ đảm bảo thành công cho sự kiện.

Tổ chức lễ khành thành, khai trương

Tại NETMEDIA , chúng tôi luôn có nguồn thiết bị sự kiện chuyên nghiệp và đa dạng với chi phí hợp lý, phục vụ cho các nhu cầu tổ chức lễ khai trương khác nhau, với đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề, hoạt động nhóm nhiều năm trong ngành. Với kinh nghiệm và uy tín trong ngành tổ chức sự kiện, đặc biệt được nhận định là mang đến nhiều may mắn cho các chương trình khánh thành khai trương trọn vẹn nhất, NETMEDIA tự tin mang đến sự khởi đầu thuận lợi cho các doanh nghiệp.

Tổ chức lễ kỷ niệm, khởi công

Tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm, lễ khởi công với những yếu tố kể chuyện hấp dẫn dựa trên sự thấu hiểu của khách hàng cùng với đội ngũ tư vân chuyên nghiệp và tận tâm cho mỗi chương trình.

Tổ chức Year End Party, Pool Party

Tổ chức Year End Party  một cách ý nghĩa, ấn tượng để các nhân viên trong công ty thêm phần gắn kết, thấu hiểu bằng việc tìm ra ý tưởng độc đáo cho chương trình. Xác định được ý tưởng lớn này, công ty sẽ dễ dàng hơn khi xay dựng các hoạt động xuyên suốt của Year End Party một cách thành công trọn vẹn .

Với kinh nghiệm và uy tín trong ngành tổ chức sự kiện, NETMEDIA tự tin mang đến những dịch vụ giá trị với hiệu quả tối ưu. Các sự kiện của chúng tôi được thiết kế và chuẩn bị chu đáo dựa theo ý tưởng, mong muốn cũng như mục đích của doanh nghiệp, từ gói chi phí tiết kiệm đến các gói cao cấp nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để cùng tạo nên những sự kiện vừa thành công vừa hiệu quả.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công Ty Truyền Thông NETMEDIA 

  -  Trụ sở chính:  Phòng 709, Chung cư Học Viện Quốc Phòng, tháp Tây, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, TP. Hà Nội, Việt Nam

  -  Xưởng sản xuất:  93 đường Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm , Hà Nội

  -  Tell:  02466.508.179

  -  Mail:  info@netmedia.com.vn

  -  Hotline:  096 115 1919

  - Website: http://netmedia.com.vn/